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Virtuelle Meetings – ein kleiner Leitfaden für NEOS Themengruppen

NEOS Lab bietet virtuelle Meetingräume – via Adobe Connect –  an, um die ortsungebunden Zusammenarbeit, insbesondere der Themengruppen, zu unterstützen. Nachdem wir in kleineren Runden sowie mit den von uns gestreamten Veranstaltungen mit Connect nun genug Erfahrung für einen breiteren Roll-Out gesammelt haben, bieten wir Connect ab sofort allen Themengruppen an.
Der Bericht von Brigitte Gerhold über Vorsprung durch Technik bei der Themengruppenarbeit hat bereits zu zahlreichen Anfragen geführt. Was uns freut und ich zum Anlass nehmen darf, hier einige praktische Fragen zur Benutzung Adobe Connect erläutern zu dürfen:

Was ist Adobe Connect?

Eine webbasierte Lösung zur Zusammenarbeit in Bild, Ton und gemeinsamen Dokumenten, zum Streamen von Veranstaltungen und vielem mehr. Häufig wird Connect für E-Learning eingesetzt. Zahlreiche Anwendungen wie z.B. Abstimmungsmöglichkeiten machen Connect auch zu einer optimalen Lösung für unsere partizipative politische Arbeit.

Wozu verwenden wir Connect?

Zur Virtualisierung von Meetings, also der Überwindung von räumlichen Grenzen sowie als Streaming-Portal, das auch laufendes Real-Time-Feedback per Chat erlaubt. One-Way-Kommunikation ist nicht unser Ding!
Gerade in Entwicklung ist unser Partizipationstool – dieses wird die gemeinsame Erarbeitung von Dokumenten erlauben, ganz nach dem bekannten Vorbild Google Docs oder anderen Cloud-Lösungen. Dies aber geschieht weitgehend ein Einzelarbeit, mit Connect kann daraus wiederum eine Gruppenarbeit und face-to-face Austausch werden.
Beide Programme sind übrigens verknüpfbar!

Welche (technischen) Voraussetzungen sind nötig?

Internetanbindung
Upload: absolutes Minimum 1 Mbit/Sec, besser 2 Mbit/Sec
Download: synchron oder grösser
Oft ist LAN besser als WLAN. Wenn das lokale Netz nicht schnell genug ist, versuchen, ob ein Zugangspunkt über Handy (mobiler Hotspot) zu besseren Ergebnissen führt.
Geschwindigkeit der Leitung bitte früh genug testen, z.B. mit: http://www.speedtest.net
Auch Adobe bietet einen Speedtest – gleich in Verbindung mit Abfrage der System- und Softwarevoraussetzungen – an.

Computer / Plattformen / Software
Adobe Connect ist ein webbasiertes Service und somit völlig Plattformunabhängig! Empfohlen wird Firefox oder Internet Explorer als Browser, das jeweils aktuellste Flash-Plugin ist Voraussetzung.
Ob du dieses installiert hast kannst du hier überprüfen.
Zum Download der Flash-Plugins geht es hier.
Zur Ergebnissicherung empfiehlt es sich dringend, das Adobe Add-On zu installieren, welches hier zum Download angeboten wird.

Connect mit mobilen Endgeräten
Immer vorausgesetzt die Netz-Anbindung ist stabil genug, funktioniert Connect auch perfekt auf so gut wie jeder Art von mobilen Endgeräten – egal ob Apple, Android oder Windows.
Einfach die URL des gewünschten Raumes in den Browser tippen, Adobe fragt dann nach, ob man die App installieren will (ja!).

Kamera / Mikrofon
Am einfachsten und mit den besten Ergebnissen läuft Connect, wenn alle Teilnehmer_innen mit (qualitativ guten) Headsets ausgestattet sind. Etwas komplizierter wird es, wenn eine Runde physisch zusammensitz und anderen Teilnehmer_innen von außen dazu stoßen. In diesem Falle sind zumindest eine externe Webcam und ein externes Tischmikrofon zu empfehlen. Das Lab steht hier gerne mit Rat und Tat zur Seite!

Unter welcher Adresse kann man Meetings abhalten?

Alle unsere Veranstaltungen sind erreichbar unter: lab.neos.eu/live
Alles, was unter dieser URL läuft ist öffentlich einsehbar.
Im Lab selbst verwenden wir zusätzlich die Adresse proj.adobeconnect.com/neoslabintern für, wie der Name sagt, interne Meetings. Gerne legen wir für alle interessierten Themengruppen eigene Räume mit eigenen Adressen an – diese müssen von den TG selbst kommuniziert werden, damit alle Teilnehmer_innen den richtigen Raum finden, bleiben aber auch dauerhaft erhalten. Die Rechteverwaltung für den Zugang erlaubt so gut wie alles, abstufbar von völlig geschlossen bis zu ganz öffentlich.

Reservierung der Connect-Räume

Terminwünsche zur Benutzung des Web-Seminarraumes bei Stefan Parnreiter-Mathys einbringen.
Wir können derzeit zwei Räume gleichzeitig bespielen (mit je bis zu max. 100 Teilnehmer_innen).
Bei Reservierungen gilt: first come, first serve!

Reservierung von Räumen im Lab mit Netzanbindung

Ab August wird das Lab drei Webinar-taugliche Konferenzräume anbieten. Themengruppen können dann ihre Präsenztreffen in Wien mit technisch minimalem Aufwand – starten des Systems, das fix installiert sein wird – Teilnehmer_innen von außerhalb einbinden.
Reservierung dieser Räume über lab@neos.eu

Was muss man sonst noch beachten?

Alle Termine von TG Treffen bitte auch im Kalender der Lab Website ankündigen! Das Lab vergibt gerne User_innen Rechte an alle TG Leiter_innen zur Befüllung des Kalenders.
Bitte immer die richtigen Adressen der Meetingräume kommunizieren – siehe oben.
Und wenn es Berichte in schriftlicher Form für das Journal des Lab gibt – wir freuen uns sehr!

Was genau ist dabei die Rolle des Lab?

Das Lab besitzt die Lizenz zur Nutzung von Connect und kann den Themengruppen darüber die Räume anbieten.
Ab August stehen im neuen Lab auch reale Räume zur Verfügung.
Das Lab übernimmt Einschulungen für Erstanwender_innen und steht als Support zur Seite. Grundsätzlich aber sind virtuelle Themengruppentreffen, ganz wie bisher die Präsenztreffen, ganz Eigenverantwortung und Kompetenz der Themengruppen selbst!

Und wie genau verwendet man Connect?

Im Teil 2 meines Blogs werde ich eine kleine technische Einführung für Anwender_innen geben.
Mehr dazu bald, einstweilen als Teaser hier eine Kurzpräsentation, zur Verfügung gestellt von unserem Kollegen und Partner David Röthler.